Document Capture

Document Capture für incadea.dms ist eine Komplettlösung für das Einscannen, die Datenfilterung, Registrierung und Speicherung aller Dokumente in Ihrem Unternehmen. Die Anwendung Document Capture ist in die Module Finanzen, After-Sales-Service, Verkaufsprospekte, Kunden und Fahrzeuge integriert und erstellt dadurch ein elektronisches Archiv all Ihrer Dokumente.

• Automatische Verarbeitung von Einkaufsrechnungen in einem intuitiven Workflow
• Minimale manuelle Eingabe dank automatischer Datenextraktion
• Automatischer Abgleich eingescannter Einkaufsrechnungen mit Einkaufsaufträgen über eine intuitive Schnittstelle
• Einscannen von Dokumenten jeder Art in Navision
• Drag-and-Drop von Dokumenten jeder Art in Navision
• Volltextsuche
• Elektronisches Archiv in Navision

Dokumentation

Die Anleitung für Modul Document Capture finden Sie in unserem Kundenportal.

Häufig gestellte Fragen

• Kann ich mein heutiges Multifunktionsgerät benutzen?
  Sie können alle Geräte benutzen, die ein eingescanntes Dokument auf einem Netzlaufwerk speichern können. Die meisten Multifunktionsgeräte verfügen über diese Funktion und können genutzt werden, um Dokumente für Document Capture zu scannen. In vielen Fällen können Tastaturmakros eingestellt werden, die alle Parameter für das Einscannen enthalten (ein-/beidseitig, Farbe/Graustufen, Speicherort …). Dadurch wird die Benutzung Multifunktionsgeräten noch einfacher.
• Welchen Vorteil hat der Gebrauch eines separaten Scanners?
  Der Scanner ist immer sofort betriebsbereit. Ihre persönlichen Einstellungen bleiben erhalten und müssen nicht jedes Mal erneut eingegeben werden.
• Wie werden meine Rechnungen erkannt?
  Die Erkennung erfolgt zunächst anhand der Unternehmensnummer des Lieferanten. Sie können aber auch mehrere weitere Parameter für die Lieferantenerkennung einstellen, darunter Name, Adresse und Kontonummer.
• Erfülle ich mit dieser Software meine gesetzliche Verpflichtung zur Speicherung von Dokumenten?
  Wir empfehlen Ihnen, dies mit Ihrem örtlichen Mehrwertsteueramt zu besprechen. Die meisten Mehrwertsteuerämter sind relativ flexibel und akzeptieren eine elektronische Archivierung.
• Kann ich auch Kollegen damit beauftragen, Rechnungen zu genehmigen?
  Document Capture bietet ein individuelles Genehmigungsmodul. Wenn es aktiviert ist, können Sie bestimmen, wer für die Genehmigung von Rechnungen verantwortlich ist. Das können eine oder mehrere Personen sein, die beispielsweise Rechnungen bis zu einem bestimmten Betrag genehmigen dürfen. Wenn die Funktion „Webapproval“ aktiviert ist, können Rechnungen sogar außerhalb von Navision genehmigt werden. Die genehmigende Person kann die Rechnungen, für die sie zuständig ist, genehmigen, ablehnen oder weiterleiten.
• Wie kann ich meine Dokumente nach der Verarbeitung einsehen?
  Sie können verschiedene Einkaufsrechnungen über die Rechnungsbuchung, die Lieferantenkarten/Lieferantenposten und Hauptbuchposten abrufen.
  Eingescannte Verkaufsprospekte können Sie im Verkaufsprospekt selbst oder von der Fahrzeugkarte aus einsehen.
  Eingescannte Arbeitsaufträge können aus dem Auftragsarchiv abgerufen werden. Auch die Fahrzeugkarte enthält einen Link zum eingescannten Dokument; hier steht eine Übersicht aller verknüpften Dokumente zur Verfügung.
  Die Fahrzeugdokumente können direkt von der Fahrzeugkarte und das Kundendokument von der Kundenkarte aus eingesehen werden.

Verwandte Hardware

Canon-Scanner (USB oder Netzwerk) 

USB: Direkt an den PC des Benutzers angeschlossen. Dies hat den Nachteil, dass die Dokumente am PC verarbeitet werden müssen. Die Nutzung des PCs während der Verarbeitung von Scans ist schwierig.

Netzwerkscanner: Vorteilhafter, weil die Verarbeitung am Scanner selbst erfolgt. An der Maschine selbst können Schnelltasten definiert werden, die ein einfaches Routing der Scans zu verschiedenen Dokumentenkategorien ermöglichen.

Preis

Ab 3.800 Euro