Document Capture

Document Capture for incadea.dms est une solution complète pour la numérisation, le filtrage des données, l'enregistrement et le stockage de tous les documents dans votre entreprise. L'application Document Capture est intégrée dans les modules financiers, après-vente, fiches de vente, clients, véhicules et fournit une archive numérique de tous vos documents.

• Traitement automatique des factures d'achat via un flux de travail intuitif.
• Extraction automatique des données pour une saisie manuelle minimale.
• Rapprochement automatique des factures d'achat scannées et des bons de commande via une interface intuitive.
• Scanner tout type de document vers Navision.
• Glisser-déposer tout type de document vers Navision.
• Fonction recherche ”plein texte”.
• Archives numériques au sein de Navision.

Documentation

Vous pouvez trouver le guide Document Capture sur notre portail client.

FAQ

• Puis-je utiliser mon imprimeur-tout-en-un existant ?
  Vous pouvez utiliser n'importe quel appareil capable d'enregistrer un balayage vers un emplacement du réseau.
  La plupart des imprimeurs-tout-en-un disposent de cette fonctionnalité et peuvent donc être utilisés pour scanner des documents en vue de Document Capture. Il est souvent possible de configurer des macro-clés qui définissent correctement tous les paramètres de votre numérisation (Recto/Verso, couleur/échelle de gris, emplacement du fichier,... ), ce qui facilite encore l'utilisation d'un impimeur tout-en-un.
• Quel est l'avantage d'utiliser un scanner séparé ?
  Votre scanner est toujours disponible immédiatement. Vous pouvez laisser vos paramètres personnels et vous n'avez pas à les réinitialiser à chaque fois.
• Comment mes factures seront-elles reconnues ?
  Dans un premier temps, le numéro d'entreprise du vendeur est utilisé pour la reconnaissance. En outre, vous pouvez configurer plusieurs clés pour reconnaître le bon fournisseur en tant que nom, adresse et numéro de compte.
• Ce logiciel est-il conforme à mon obligation légale de conserver des documents ?
  Nous vous conseillons d'en discuter avec votre bureau local de la TVA. La plupart des bureaux ici sont assez flexibles et donnent leur accord à une archive numérique.
• Puis-je demander à mes collègues d'approuver les factures ?
  Document Capture a un module d'approbation individuelle, s'il est activé, vous pouvez indiquer qui doit approuver la facture. Il peut s'agir d'un ou plusieurs approbateurs qui peuvent, par exemple, approuver jusqu'à un certain montant. Si la "webproval" est activée, les factures peuvent même être approuvées en dehors de Navision. Via le navigateur, le propriétaire peut consulter, approuver/refuser ou transmettre ses factures.
• Comment mes documents sont-ils disponibles après leur traitement ?
  Diverses factures d'achat peuvent être récupérées via la facture enregistrée, la carte fournisseur/les articles du fournisseur et les articles du grand livre.
  Les tickets de caisse scannés peuvent être consultés sur le ticket de caisse lui-même ou à partir de la carte du véhicule.
  Les bons de travail scannés peuvent être consultés sur la commande archivée. Un lien vers le document scanné est également établi sur la carte du véhicule, ici vous avez un aperçu de tous les documents liés.
  Les documents du véhicule se trouvent directement sur la carte du véhicule et le document du client via la carte du client.

Matériel connexe

Scanner Canon (USB ou réseau) 

USB : directement connecté au PC de l'utilisateur. L'inconvénient est que le traitement des documents doit s'effectuer sur le PC. L'utilisation du PC pendant le traitement des scanners est difficile.

Scanner de réseau : plus économique car le traitement est effectué sur le scanner lui-même. Raccourcis configurables sur la machine elle-même pour faciliter l'acheminement des numérisations vers les différentes catégories de documents.

Prix

Selon la configuration / le nombre d'entreprises et de scans.