Online Teamwork

Elke Office 365 gebruiker heeft  toegang tot Teams, het platform voor teamwerk in Office 365. Hiermee kan u op afstand samenwerken met collega’s, via chat, video- en audiogesprekken of rechtstreeks aan documenten. Deze functies worden bovendien gecombineerd met bestandsopslag en applicatie-integratie.

Wat is het? 

In de simpelste vorm kun je Teams gebruiken als een plek voor groeps-chats. Teams stuurt je een notificatie als je een nieuw bericht ontvangt. Wanneer je iemand face-to-face wil spreken kun je de audio of video chat gebruiken. 

Waar kan ik Teams vinden? 

Op een groot aantal PC’s werd de Teams applicatie reeds geïnstalleerd.  Het volstaat om in te loggen met je Office365 gebruikersnaam en wachtwoord.  Indien de Teams applicatie niet op je PC terug te vinden is kan je deze steeds downloaden en installeren via https://teams.microsoft.com/downloads

Wat kan Teams betekenen voor mijn bedrijf?

Bij teamwork ligt de nadruk op samenwerken aan documenten en snel kunnen overleggen met je team. Zo beschikt Teams bijvoorbeeld over een chat waarbij je ook kan verwijzen naar een document. Ook dat document zelf kan je op Teams bewaren zodat je er samen aan kan werken. En het beste is: het hele Team kan dit volgen. Geen gedoe meer met over en weer mailen. Het overleg gebeurt op één centrale plaats waar iedereen het kan consulteren en zijn bijdrage kan leveren.

Aan de slag!  

• Teams samenstellen

Creëer een “Team” voor een groep van mensen die aan hetzelfde project, zelfde bedrijf of zelfde afdeling werken.

Alle documenten en conversaties die je in een Team deelt zijn beschikbaar voor het hele Team.

Maak gebruik van “Kanalen” om binnen hetzelfde team de conversaties en documenten op te delen.

Deze kanalen kunnen toegankelijk zijn voor alle gebruikers of beperkt worden tot een beperkte groep van gebruikers.

Uitgebreide documentatie hoe je zowel een Team als de verschillende kanalen kan maken kan je terugvinden in onze documentatie op onze portal.

• Online Teams vergaderingen organiseren

Een Online Teams vergadering organiseren start je steeds vanuit een vergaderverzoek in Outlook of de mogelijkheden bovenaan in de agenda van de Teams applicatie.

Het aantal deelnemers voor een meeting is beperkt tot 250 deelnemers voor de standaard meetings.

Ook zijn er mogelijkheden om “Live Events” te organiseren tot 10 000 gebruikers.

Via het deelnemers menu rechts kan je de audio van de deelnemers indien nodig dempen.

Bekijk zeker ook de extra opties (drie bolletjes) waar onder andere de mogelijkheden zitten om notities te nemen, de hele sessie op te nemen, de privacy optie om de achtergrond te vervagen en de optie om het hele scherm of een applicatie te delen.

Een uitgebreide handleiding over het organiseren van een online vergadering kan je op onze portal terugvinden.

• Online Verkoopgesprek organiseren

Een Online verkoopgesprek organiseren is met Teams makkelijker dan ooit.

Uitnodigingen voor online vergaderingen kunnen ook verzonden worden naar externe personen zonder Office 365 account of toegang tot de Teams applicatie.   De meeting kan als gast bijgewoond worden vanuit een mobiele applicatie, applicatie op de PC of zelfs vanuit de browser.

Probeer zeker ook de mobiele applicatie op de iPad of iPhone.  Je kan op een eenvoudige manier het scherm van de Mobile Customizer delen met de klant. Meer info op onze portal.

Handige tips!  

Tip 1: Zorg voor een up-to-date profiel

Het is belangrijk dat je profiel up-to-date is. Zorg voor juiste persoonlijke gegevens en een recente foto van jezelf. Dit doe je door rechts bovenaan het icoontje te selecteren. Hier kun je je instellingen wijzigen, zoals het aanpassen van je afbeelding en je status, je afmelden en berichten zien die je opgeslagen hebt.

Tip 2: Wanneer creëer je een Team?

Dat kun je makkelijk toetsen aan de hand van onderstaande vragen. Beantwoord je de volgende vragen met meer dan 1 keer ‘ja’ dan kun je het beste een Team aanmaken.

• Praat je vaker over hetzelfde onderwerp?
• Werk je met een groep mensen (intern of extern) samen aan een aanvraag, opdracht of project?
• Wil je deze informatie centraal delen, volgen en bewerken?
• Is interactie wenselijk op de content en de gesprekken?

Tip 3: Kies voor twee eigenaren per Team

Wanneer één van de eigenaren niet aanwezig is of de organisatie verlaat, kan de ander het overnemen. Als dit een keer anders loopt, kan een collega met adminrechten dit ook voor je aanpassen. Hierdoor blijf je altijd de controle houden over je Team.

Tip 4: Welkom

Geef in je welkomstboodschap kort aan wat het doel van het Team is, heet de teamleden welkom, vraag ze om zich kort voor te stellen en om de verwachtingen van het project/de samenwerking uit te spreken.

Tip 5: Tag personen om je bericht onder de aandacht te brengen

Typ @ gevolgd door de naam of het e-mailadres van je teamlid in een chat- of kanaalgesprek en selecteer de juiste persoon. Deze persoon ontvangt hier een melding van in de activiteitenfeed.

Tip 6: Blijf altijd op de hoogte dankzij meldingen

Anderen kunnen jou taggen en daar ontvang je dan meldingen van. Zo blijf je op de hoogte wat er allemaal gebeurt in Teams wat voor jou relevant is. Je kunt gelukkig wel zelf bepalen hoe en wanneer je je meldingen ontvangt. Selecteer je foto, rechtsbovenaan. Kies Opties > Meldingen en kies voor elk type melding een optie.

Tip 7: Neem je Teams met je mee

Met de Teams-app voor mobiel kun je samenwerken, waar je ook bent. De app is beschikbaar voor iOS en Android. Neem deel aan gesprekken en vergaderingen terwijl je onderweg bent en heb toegang tot al je teams, kanalen en bestanden.

Tip 8: Maak Teams nog toegankelijker met sneltoetsen

Sneltoetsen zijn tijdbesparend en prettig voor je polsen. Via de sneltoets Alt + / krijg je een lijst met alle beschikbare sneltoetsen in Teams.

Tip 9: Eenvoudig samenwerken aan bestanden

Voeg bestanden toe aan een kanaal en geef toegang aan iedereen die het nodig heeft. In het kanaal klik je bovenaan op Bestanden en dan op Nieuw of Uploaden. Het bestand wordt nu gedeeld met je hele team en wijzigingen van iedereen zijn zichtbaar zodra ze zijn gemaakt.

Tip 10:  Tabbladen

Maak aangepaste tabbladen om je teamleden eenvoudig toegang te geven tot bestanden, tools en sites die ze elke dag gebruiken. In het menu bovenaan in je chat of kanaal klik je op + om een of meerdere tabbladen toe te voegen. Zij zijn direct zichtbaar voor al je teamleden

Tip 11: Overzichtelijke Teams

Het is belangrijk dat je de inrichting van Teams overzichtelijk maakt. Maak hiervoor duidelijke afspraken binnen je organisatie. Met behulp van naamconventies behoud je het overzicht en zijn de teams makkelijk te vinden. Je kunt ze alfabetisch ordenen, met een nummer ervoor of je kunt Teams in een bepaalde volgorde slepen. Hetzelfde geldt voor de kanalen en de tabbladen in de kanalen.

Tip 12: Online vergaderingen

Enkele ongeschreven regels voor online vergaderingen. Door deze te volgen maak je altijd een goede indruk en ben je klaar voor een vergadering.

• Gebruik een headset.
• Zorg dat je op tijd bent.
• Vervaag je achtergrond.
• Zet jezelf op stil als je niet praat.
• Definieer een leider.
• Verander je status naar: I am in a call.

Tip 13: Conversatieregels

Microsoft Teams heeft een aantal conversatieregels opgesteld die aangeven hoe je het best reageert in een chat:

• Klik op ‘duimpje’ wanneer je het ergens mee eens bent.
• Antwoord op het juiste bericht.
• Blijf netjes en to the point.
• Gebruik @ voor een specifiek persoon/team/kanaal te benoemen en typ vervolgens het bericht.
• Benoem een onderwerp voor langere teksten.
• Selecteer ‘!’ wanneer iets belangrijk is.

Tip 14: Meer focus met Microsoft Teams

Het doel van Microsoft Teams is efficiënter (samen)werken en communiceren door bepaalde shortcuts te gebruiken. Hieronder twee tips:

• In de activiteitenfeed staan al je laatste gesprekken en updates geordend op datum. Door te filteren op @mentions zie je alleen de berichten waar een @mention in zit. Dit doe je door bij Activiteit op de filterknop te klikken en vervolgens op @mention.
• Je kunt ook bovenin de zoekbalk iemand zoeken en meteen een bericht erbij typen in de zoekbalk. Hierdoor hoef je niet uit je huidige kanaal en kun je na het versturen van het berichtje weer verder werken.

Tip 15: Gasttoegang

Als je vaak samenwerkt met mensen buiten je organisatie is mogelijk om gasten aan Teams toe te voegen. Deze gasten hebben wel minder rechten. Ze kunnen bijvoorbeeld geen nieuwe Teams aanmaken of het organigram bekijken. Gasttoegang vraagt wel om zorgvuldigheid. Maak de mensen binnen je organisatie bewust van de aanwezigheid van externe deelnemers in een Team. Daarnaast vraagt het om goed beheer. In het Teams Admin center zie je precies welke Teams gasten bevatten.

Onze servicedesk is verder steeds beschikbaar om jullie op afstand verder te helpen bij vragen of problemen.