Telefonie

IT en telefonie raken teeds vaker met elkaar verweven. Carya Group biedt u naast de ‘klassieke’ IT-diensten ook telecom diensten aan met PBX Online. Samen met u gaan we op zoek naar de beste oplossing voor uw concessie. 

 

Wat is PBX Online?

PBX Online is een cloud telefooncentrale (ook wel online of hosted telefooncentrale genoemd). Dit is een virtuele telefooncentrale, software dus, die zich in onze datacenters bevindt.

Kiezen voor een Cloud telefooncentrale biedt tal van voordelen:

Infrastructuur: U heeft geen ruimte nodig om een fysiek en log apparaat te plaatsen in het bedrijf. Het enige wat nodig is, is een internetverbinding.
Bovendien zorgen wij dat de centrale steeds up-to-date blijft;

Schaalbaarheid: De online telefooncentrale groeit gemakkelijk mee met uw onderneming. Extra telefoonnummers, kanalen, accounts voor toestellen, de meest recente features, ... zijn met een muisklik beschikbaar;

Kostenplaatje: Geen dure investeringen meer in een log apparaat! U betaalt gewoon maandelijks de dienst die u afneemt, nl. de online telefooncentrale;

Beheer: U kan de telefooncentrale zelf beheren en configureren via een gebruiksvriendelijke website. Uw telefoonnummer, telefoontoestellen en andere instellingen beheert u zelf op één centrale plaats.

 

Hoe werkt het?

De Cloud PBX-Online telefooncentrale software is opgebouwd uit modules. Elke module brengt extra functionaliteit voor een professionele telefonie-omgeving op maat van uw bedrijf.

Er zijn een aantal standaard begrippen die zorgen voor een werkende telefooncentrale:

SIP-account

Een SIP-account is de combinatie van een gebruikersnaam en paswoord waarmee een User Agent (een VoIP-telefoontoestel, softphone applicatie, VoIP-gateway) zich kan aanmelden bij de PBX-Online cloud telefooncentrale.

Door zich aan te melden weet de telefooncentrale waar deze SIP-account bereikbaar is, zodat een inkomend telefoongesprek naar deze SIP-account kan gestuurd worden, ongeacht waar die zich bevindt! Een VoIP-telefoontoestel communiceert dus via deze SIP-account met de online telefooncentrale. Per telefoontoestel, softphone, ... heeft u een SIP-account nodig.

Telefoonnummer

Aan uw PBX-Online cloud telefooncentrale kan je 1 of meerdere nationale en/of internationale oproepnummers hechten. Dit betekent dat een oproep op één van deze oproepnummers wordt opgevangen door uw online telefooncentrale en u bepaalt wat er met deze oproep gebeurt. Zo kan u bijvoorbeeld de oproep laten doorsturen naar 1 telefoontoestel of een groep telefoontoestellen.

Via de PBX-Online webinterface beheeft u deze instellingen volledig zelf.

U kan eveneens bepalen welk telefoonnummer wordt meegestuurd met een uitgaande oproep. Uw correspondent ziet dit nummer dan verschijnen op zijn display.

Call Routing

Via het onderdeel routering kan u aan de PBX-Online cloud software vertellen wat deze moet aanvangen met de inkomende oproepen op uw telefoonnummers. Dit is het hart van de software.

 

Wat heeft u nodig?

Om gebruik te maken van de PBX Online software heeft u niets speciaals nodig. Wel zijn er enkele elementaire 'benodigdheden' :

Internetverbinding

Het netwerk dat wordt gebruikt is hetzelfde netwerk waarmee computers, laptops, ... in staat worden gesteld om met elkaar te verbinden: het computernetwerk. Om de VoIP telefoontoestellen in verbinding te brengen met de PBX-software in de Cloud is een internetverbinding nodig. Via deze internetverbinding gaat een VoIP telefoontoestel zich aanmelden bij de PBX Online telefooncentrale.

Intertel VoIP Trunk

In combinatie met elke telefooncentrale, en dus ook de PBX Online centrale, is een VoIP Trunk nodig. Alle Intertel VoIP Trunks zijn voorzien van een Backup-lijn, zodat u bij een netwerkpanne ten allen tijde bereikbaar blijft.

VoIP telefoontoestellen

Dit zijn telefoontoestellen die beschikken over een netwerkaansluiting waardoor men deze toestellen kan inpluggen op het computernetwerk van het bedrijf, net zoals een computer of laptop met een netwerkkabel wordt aangesloten. U kan ook een SIP softphone op uw PC of smartphone gebruiken. Vanuit Intertel raden we aan gebruik te maken van vaste VoIP telefoontoestellen of DECT toestellen, dit omwille van kwaliteit, stabiliteit en functionaliteit. Hier onder kan u een overzicht vinden van de aanbevolen toestellen voor gebruik in combinatie met uw PBX Online telefooncentrale..

 

Functionaliteiten

Online Beheer

U kan uw online telefooncentrale beheren door in te loggen met uw klantennummer en paswoord op de gebruiksvriendelijke web-interface. Via deze weg heeft u volledige controle over de werking van uw tel  efooncentrale.

Softphones

U kan uw PBX Online telefooncent  rale perfect combineren met een softphone naar keuze  bijvoorbeeld Zoiper, SJphone, X-lite, ...). Er zijn Softphones beschikbaar voor Windows, Mac OS, iOS (iPhone, iPad) en Android toestellen.  Zo bent u steeds bereikbaar op uw vaste nummer via een mobiel toestel.

Backup Nummer bij Netwerkproblemen

Het is mogelijk dat er problemen optreden met de router/firewall van de onderneming of de internetverbinding door werken in de straat. In dat geval kan men telefonisch bereikbaar blijven via een backupnummer. Zo bent u verzekerd dat potentieel nieuwe, maar ook bestaande klanten, u altijd kunnen bereiken.  De oproepen kunnen omgeleid worden naar een andere vestiging of een mobiel nummer.

Call Detail Recording (CDR)

Via de online beheersinterface kan u altijd de gesprekslijst raadplegen van inkomende en uitgaande gesprekken. Het is tevens mogelijk om in grafiek het aantal gesprekken in functie van gespreksduur  of tijdstip uit te tekenen.

Voicemail-to-email

Wanneer een inkomende oproep wordt doorgestuurd naar het voicemail systeem, dan wordt het nagelaten voicemailbericht als bijlage van een email naar uw mailadres gestuurd. Zo kan u met uw mediaspeler op uw PC het geluidsbestand afspelen. Uiteraard kunnen voicemail berichten ook via uw telefoontoestel beluisterd worden.

Busy Lamp Fields (BLF)

Monitor de status van uw collega's via lampjes op uw telefoontoestel. Deze knoppen kunnen verschillende kleuren aannemen. Groen duidt aan dat uw collega vrij is. Bij een rood lampje is uw collega bezet en een knipperend rood lampje betekent dat de telefoon van uw collega rinkelt. U kan de oproep gemakkelijk overnemen via een druk op de knop. Wanneer de knop groen is, dient deze tevens als speeddial naar uw collega.

Eigen Voice Prompts en wachtmuziek

Personaliseer uw telefooncentrale door eigen gemaakte voiceprompts (bijvoorbeeld een boodschap aan de beller tijdens een sluitingsdag) en zelf samengestelde  wachtmuziek toe te voegen aan uw centrale.

Tijdfilters

Bepaal kantooruren, feestdagen en vakantieperiodes. Inkomende oproepen kunnen anders behandeld worden naargelang de tijdfilter die actief is. Zo kan u bijvoorbeeld een voiceprompt laten afspelen tijdens een feestdag en de klant al dan niet een voicemailbericht laten inspreken.

Call Routing

Bepaal zelf wat met  een inkomende oproep moet gebeuren. Wil u de beller verwelkomen met een voiceprompt (een 'welkomstboodschap') of wil u liever werken met een virtuele telefoniste (IVR) of call queues? Meerdere stappen zijn mogelijk, indien een oproep via de eerste stap niet wordt beantwoord, gaat de telefooncentrale zelf over naar de tweede stap. Deze routes zijn zelf te beheren via een gebruiksvriendelijke web-interface zodat u deze ten alle tijde kan aanpassen naar uw wensen.

Message Waiting Indicator (MWI)

Monitor één of meerdere voicemailboxen via een knop op uw VoIP telefoontoestel. Van zodra u een voicemailbericht heeft, brandt deze knop of krijgt u een melding op het display van uw t  elefoontoetsel. Afhankelijk van het type telefoontoestel kunt u eveneens het bericht beluisteren via een druk op de knop.

Distinctive Ringtones

Maak een auditief onderscheid tussen externe of interne inkomende oproepen, of bepaal per oproepnummer een aparte ringtone.

Secure Calling (SIP-TLS & sRTP)

Versleutel de signalisatie en audio van gesprekken. Met Secure SIP kan men niet achterhalen naar welk telefoonnummer gebeld wordt en met Secure RTP kan men ook niet achterhalen wat gezegd werd tijdens de oproep.

Function Indicator

'Function Indicator' wijst op de knoppen van uw VoIP telefoontoestel die u kan instellen om te switchen tussen instellingen op uw telefooncentrale. Zo kan u bijvoorbeeld switchen tussen de routes 'naar vast toestel' en 'naar gsm' telkens wanneer u op de baan gaat of terugkomt. De knop toont via Rood/Groen welke route actief is. Bij Advanced Function Indicators is het mogelijk om meerdere instellingen te wijzigen, zoals kantooruren en medewerkers toevoegen of verwijderen aan call queues.

Verkorte Nummers

Maak verkorte nummers aan voor externe nummers die u vaak gebruikt. Op deze manier hoeft u niet steeds het integrale telefoonnummer in te toetsen. Verkorte nummers worden ook gebruikt om  externe nummers aan een mixed belgroep toe te voegen.

Mixed Belgroepen

Mixed belgroepen of gemengde belgroepen bestaan uit zowel interne als externe nummers. Een oproep kan dus in één beweging naar de volledige belgroep gestuurd worden zodat alle telefoontoestellen samen rinkelen. In een mixed belgroep kunnen dus ook gsm-nummers opgenomen worden voor personen die zich vaak op de baan begeven.

Gecentraliseerd Telefoonboek

Houd een gecentraliseerd telefoonboek bij dat door alle VoIP telefoontoestellen op de telefooncentralle kan worden geraadpleegd.

Prefix Configuration

U kan een prefix aanmaken (dit is een korte code die verwijst naar één van uw oproepnummers) waarmee u de telefooncentrale kan dwingen om uit te bellen met een bepaald oproepnummer of om alle oproepen op een bepaald nummer onmiddellijk door te sturen naar een extern nummer.

Interactive Voice Response (IVR-keuzemenu)

Deze virtuele telefoniste zorgt ervoor dat uw bellers meteen met de juiste dienst worden verbonden. Druk 1 voor ... , druk 2 voor ... , druk 3 voor ... kent iedereen. Maar het is ook mogelijk om bestaande klanten hun klantennummer of een meercijferige code te laten ingeven om doorverbonden te worden met een vaste werknemer.

Call Parking

Parkeer een oproep gedurende een korte tijd. Ligt een dossier in een andere bureau? Geen probleem, parkeer de oproep, ga naar de andere locatie en neem daar het gesprek terug op.

[email protected]

Bepaal welke extra informatie op het scherm van uw telefoontoestel verschijnt. Bijvoorbeeld de code zoals ingetoetst door de beller in het IVR menu, ideaal wanneer u vraagt naar taalkeuze of de klant zijn klantennummer laat ingeven.

Call Queues

Plaats inkomende oproepen in een virtuele wachtrij waar ze tevens vergezeld worden van wachtmuziek. Laat één of meerdere van uw medewerkers de oproepen volgens het 'first in-first out'-principe behandelen. U krijgt de mogelijkheid om de beller periodiek een boodschap mee te geven zoals hun plaats in de wachtrij.

[email protected]

Word via mail op de hoogte gebracht van een gebeurtenis op de telefooncentrale. Dit kan een melding zijn van een gemiste oproep, maar eveneens een melding van een wijziging aan instellingen op de telefooncentrale. Bijvoorbeeld een gewijzigde route via een function indicator

Call Recording

Neem gesprekken op om later als een geluidsbestand te bewaren en af te spelen. Gesprekken opnemen kan via een toetsencombinatie of bepaal in de telefooncentrale van welke medewerkers steeds alle oproepen opgenomen moeten worden.

Call Conferencing

Voer een conferentiegesprek met 2 of meerdere personen.

Automated Call Direction (ACD)

Via Automated Call Direction of ACD kan u een inkomende oproep behandelen op basis van het telefoonnummer. Dit betekent dat de centrale het telefoonnummer herkent en de oproep anders zal behandelen in vergelijking met een normale oproep, denk aan meteen doorsturen naar een specifieke medewerker. Een typisch voorbeeld betreft supportmedewerkers op de baan die een probleem ervaren, zij willen niet eerst via het onthaal inbellen om bij een tweedelijnsmedewerker terecht te komen. Zij willen meteen bij de tweedelijns hulp terechtkomen om ondersteuning te krijgen.

Direct Inward System Access (DISA)

Bel in op uw online telefooncentrale vanaf een extern nummer en krijg een kiestoon te horen. U kan elk extern of intern oproepnummer intoetsen en uitbellen met het oproepnummer van uw bedrijf.

Callback

Callback heeft een gelijkaardige functie als DISA, maar hier wordt u teruggebeld vanaf uw telefooncentrale en krijgt u een kiestoon te horen.

Hot Desking

De module Hot Desking stelt u in staat om een telefoontoestel met meerdere medewerkers te delen, maar toch werkt elke medewerker met zijn eigen instellingen. Ideaal voor bedrijven waar medewerkers vaak wisselen van locatie. Hot Desking maakt gebruik van Phone Provisioning om de instellingen op het telefoontoestel in te laden

Call Intrusion

Via Call Intrusion kan u met uw VoIP telefoontoestel meeluisteren met een gesprek dat een andere medewerker voert op zijn telefoon. Bovendien kan u via de Fluistermodus communiceren naar uw collega zonder dat de beller het hoort. Call Intrusion wordt vaak gebruikt in Call Centers en is ideaal voor trainingsituaties.