Document Capture

Document Capture voor incadea.dms is een complete oplossing voor scannen, filteren van data, registratie en opslag van alle documenten in uw bedrijf. De toepassing Document Capture is geïntegreerd in de modules financieel, naverkoop, verkoopfiches, klanten, voertuigen en zorgt zo voor een digitaal archief van al uw documenten.

• Verwerk automatisch aankoopfacturen via een intuïtieve workflow
• Automatische data extractie voor minimale manuele input
• Automatisch matchen van gescande inkoopfacturen met inkooporders via een intuïtieve interface
• Scan elk type document naar Navision
• Drag-and-drop elk type document naar Navision
• ”Full-text” zoekfunctie
• Digitaalarchief binnen Navision

Documentatie

U vindt de handleiding voor Document Capture op ons klantenportaal.

FAQ

• Kan ik mijn bestaande multifunctional gebruiken?
  Je kan alle toestellen gebruiken die een scan kunnen opslaan op een netwerklocatie. De meeste MFP hebben deze functionaliteit en kunnen dus gebruikt worden om documenten te scannen voor Document Capture. Het is vaak mogelijk om macrotoetsen in te stellen, waarmee alle parameters correct worden gezet voor je scan (Recto/Verso, kleur/grijstinten, bestandslocatie,… ) dit maakt het nog gemakkelijker een MFP te gebruiken.
• Wat is het voordeel om een afzonderlijke scanner te gebruiken?
  Je scanner is altijd meteen beschikbaar. Je kan je persoonlijke instellingen laten staan en moet ze niet telkens opnieuw instellen.
• Hoe worden mijn facturen herkend?
  In eerste instantie wordt het ondernemingsnummer van de leverancier gebruikt voor herkenning. Verder kan je meerdere sleutels instellen voor het herkennen van de juiste leverancier als naam, adres en rekeningnummer.
• Ben ik door deze software in orde met mijn wettelijke verplichting om documenten te bewaren?
  Wij raden u aan om dit met uw lokale BTW-kantoor te bespreken. De meeste kantoren zijn hier vrij flexibel is en geven hun goedkeuring aan een digitaal archief.
• Kan ik aan mijn collega’s vragen om facturen goed te keuren?
  Document Capture heeft een individuele goedkeuringsmodule, indien deze geactiveerd is kun je aangeven wie de factuur moet goedkeuren. Dit kunnen één of meerder goedkeurders zijn die bijvoorbeeld tot een bepaald bedrag mogen goedkeuren. Indien de webapproval geactiveerd is kunnen facturen zelfs goedgekeurd worden buiten Navision. Via de browser kan de goedbeurder zijn facturen weergeven, goedkeuren/weigeren of doorsturen.
• Hoe zijn mijn documenten beschikbaar nadat ze verwerkt zijn?
  Diverse inkoopfacturen kun je terug oproepen via de geboekte factuur, de leveranciers kaart/leveranciersposten en grootboekposten.
  Gescande verkoopfiches kan je raadplegen op de verkoopfiche zelf of vanop de voertuigkaart.
  Gescande werkorders kan op het gearchiveerd order oproepen. Ook op de voertuigkaart wordt een link gemaakt met het gescande document, hier heb je een overzicht van alle gekoppelde documenten.
  Voertuigdocumenten zijn rechtstreeks op de voertuigkaart en de klantendocument via de klantenkaart.

Aanverwante hardware

Canon scanner (USB of netwerk) 

USB: Rechtstreeks aangesloten op de pc van de gebruiker. Nadeel is dat de verwerking van de documenten op de pc moet lopen. Gebruik van de pc tijdens verwerking van scans is moeilijk.

Netwerkscanner: Voordeliger omdat de verwerking op de scanner zelf gebeurt. Te configureren snelknoppen op de machine zelf voor gemakkelijke routering van de scans naar verschillende document-categorieën.

Prijs

 Volgens configuratie / aantal bedrijven en scans.